Depuis le 1er janvier 2015, les syndics doivent permettre aux copropriétaires « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ». (EXTRANET) Le nouveau dispositif de la loi ALUR prévoit également « la dématérialisation de l’envoi des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, ainsi que des mises en demeure ». Le Décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis est paru.
Le formalisme du droit de la copropriété génère en effet des coûts importants, liés notamment aux frais d’envoi des convocations d’assemblée générale, de notifications de procès-verbaux d’assemblées générales et de mises en demeure.
Le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure a pour objet d’adapter le droit de la copropriété à l’évolution des moyens de communication en ouvrant la possibilité de procéder à des notifications et mises en demeure par voie électronique.
Le décret complète l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 afin que le syndic dispose d’une adresse électronique actualisée des copropriétaires qui souhaitent bénéficier de la dématérialisation des envois.
Il modifie l’article 64 de ce décret afin de préciser que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique et supprime la référence à la télécopie, cette technique de notification n’offrant qu’un faible niveau de sécurité juridique.
Il crée quatre articles, 64-1 à 64-4, afin de préciser les conditions et les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation et qui sont ainsi libellés:
« Art. 64-1. – Lorsque l’accord exprès du copropriétaire mentionné à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l’assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l’assemblée générale mentionné à l’article 17 du présent décret.
« Lorsqu’il n’est pas formulé lors de l’assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l’enregistre à la date de réception de la lettre et l’inscrit sur le registre mentionné à l’article 17.
« Art. 64-2. – Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique, qu’il n’accepte plus d’être rendu destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique. Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre mentionné à l’article 17.
« Art. 64-3. – Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l’article 1369-8 du code civil. Dans ce cas, le délai qu’elles font courir a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l’article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.
« Dans le cas où il est fait application des articles 4 et 5 du même décret, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire.
« Art. 64-4. – Les articles 64-1 à 64-3 sont applicables lorsqu’un administrateur provisoire est désigné en application de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ou lorsque l’assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50. »
Il modifie l’article 65 afin que les copropriétaires, ayant au préalable manifesté leur accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie dématérialisée, notifient au syndic leur adresse électronique.
Ce texte entre en vigueur dès le 24 octobre 2015.