Mise à jour à la date du 20 Novembre 2020 :
La loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire (JO du 15) habilite le Gouvernement à prendre par voie d’ordonnances des mesures qui relèvent du domaine de la loi jusqu’au 16 février 2021.
L’ordonnance n°2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés, est parue au JO de ce jour.
1/ Le renouvellement de certains contrats de syndic et de mandats de conseillers syndicaux
L’ordonnance renouvelle les contrats de syndic et les mandats des conseillers syndicaux qui expirent ou ont expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus.
Pour les syndics, les contrats sont renouvelés dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet des nouveaux contrats de syndic qui doivent être désignés lors des prochaines assemblées qui doivent se tenir au plus tard le 31 janvier 2021 (art. 22 II de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.
Cette disposition n’est pas applicable lorsque l’assemblée a désigné un syndic dont le contrat prend effet à compter du 29 octobre 2020.
Rappel : les contrats de syndic qui ont expiré entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus sont renouvelés dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet de nouveaux contrats de syndic, désignés en assemblée générale, au plus tard le 31 janvier 2021.
Pour les conseils syndicaux, les mandats sont renouvelés jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale qui doit intervenir au plus tard le 31 janvier 2021 (art. 22-1 II de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
Cette disposition n’est pas applicable lorsque l’assemblée a désigné les membres du conseil syndical avant le 19 novembre.
2/ La tenue des assemblées générales totalement dématérialisées
L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 permet aux syndics de tenir des assemblées totalement dématérialisées, sans présence physique des copropriétaires.
Initialement, cette mesure devait prendre fin le 31 janvier 2021. L’ordonnance du 18 novembre permet aux syndics de pouvoir tenir les assemblées de manière totalement dématérialisées jusqu’au 1er avril 2021 (art. 22-2 I de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
Pour rappel, les copropriétaires participent à ces assemblées :
- soit en visioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ou en votant par correspondance
- soit uniquement en votant par correspondance lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible.
Pour les assemblées qui se tiennent actuellement en visioconférence, l’ordonnance prévoit que, jusqu’au 1er avril 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 % en principe). Cette mesure devait prendre fin le 31 janvier prochain (art. 22-4 de l’ordonnance du 25 mars modifiée).
De plus, jusqu’au 1er avril 2021, le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu’à ce que l’assemblée se prononce sur leur utilisation. Cette mesure devait prendre fin le 31 janvier prochain (art. 22-5 de l’ordonnance du 25 mars modifiée).
3/ Les assemblées convoquées en présentiel entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020 non tenues en raison du confinement
En raison du confinement, les copropriétaires ne peuvent pas se rendre aux assemblées convoquées en présentiel qui devaient se tenir depuis le 29 octobre. L’ordonnance du 25 mars 2020 prévoit un délai de 15 jours pour que les syndics puissent « transformer » ces assemblées en assemblées dématérialisées (art. 22-2). En raison des dates fixées pour tenir certaines assemblées, les syndics ne pouvaient pas respecter ce délai de 15 jours.
Par dérogation, pour les assemblées dont la date était comprise entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020, l’ordonnance du 18 novembre remédie à cette difficulté. Elle prévoit que le syndic peut informer les copropriétaires que les décisions du syndicat sont prises uniquement par vote par correspondance.
Cette information est faite :
- à tout moment (même si la date de l’assemblée était prévue entre le 29 octobre et le 19 novembre)
- et par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.
Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance doit être joint à ce courrier d’information.
Le syndic fixe, dans ce courrier, un nouveau délai de réception des formulaires de vote par correspondance. Ce délai est d’au moins 15 jours à compter de la réception du courrier par les copropriétaires.
Les décisions du syndicat de copropriétaires doivent être prises au plus tard le 31 janvier 2021 (art. art. 22-2 II de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
Attention, il ne faut pas déduire de la date du 4 décembre prévue par l’ordonnance qu’il sera possible de tenir des assemblées en présentiel en décembre. A ce jour, nous ne connaissons pas la date à compter de laquelle la présence physique des copropriétaires aux assemblées sera à nouveau permise.
Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété.
L’article 22 de l’ordonnance du 25 mars est consacré aux contrats de syndic :
« Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré pendant la période définie à l’article 1er est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient, au plus tard six mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er.
Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020. »
Ainsi, pour faire face à l’impossibilité actuelle de tenir des assemblées générales et de désigner les syndics des copropriétés, l’ordonnance « renouvelle » certains contrats de syndic.
Les contrats concernés sont ceux qui expirent ou ont expiré pendant la période comprise entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire (cf art. 1er de l’ordonnance).
L’état d’urgence devrait prendre fin le 24 mai selon les textes actuels.
En conséquence, les contrats de syndic « renouvelés » par l’ordonnance sont ceux qui expirent ou ont expiré entre le 12 mars et le 24 juin (24 mai + 1 mois).
Ces contrats de syndic sont renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale.
La prise d’effet des nouveaux contrats devra intervenir « au plus tard six mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire » soit 24 mai + 6 mois donc au plus tard le 24 novembre.
En conséquence :
– Le terme des contrats de syndic renouvelés est le 24 novembre.
– Les assemblées générales pourront être convoquées jusqu’au 24 novembre.
Pour les autres contrats il a été demandé aux ministères du logement et de la justice la reconduction de tous les contrats de syndic venant à échéance après le 12 mars jusqu’à la prochaine assemblée générale qui devra se tenir avant le 31 décembre.
Ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période.
Ordonnance n° 2020-331 du 25 mars 2020 relative au prolongement de la trêve hivernale
Point d’étape – modifié le 23 mars 2020 19/03/2020 – 10:00
Les organisations patronales de la branche CCNGCEI ont réalisé un point d’étape relatif au travail des gardiens et employés d’immeubles dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus covid-19 le 18 mars 2020.
Ce document réalisé le 18 mars a été modifié le 23 mars pour tenir compte des modifications sur les déplacements professionnels. Il est disponible en cliquant sur le lien suivant : Point d’étape COVID-19 CCN1043 – 23 mars 2020
Il s’agit d’un point d’étape pris à date. Il est donc susceptible d’évolutions en raison du contexte sanitaire.
Attention, il y a un nouveau modèle de justificatif de déplacement professionnel. Cette attestation est dorénavant permanente et ne requiert plus une mise à jour quotidienne. Voici le lien en cliquant ici
Voici également le lien sur le site interieur.gouv.fr
Un dispositif de confinement a été mis en place sur l’ensemble du territoire français depuis mardi 17 mars 2020 à 12h,
Les déplacements sont interdits sauf dans les cas mentionnés ci-après :
L’attestation qui était nécessaire pour circuler pendant la période de confinement comme suit : en cliquant sur ce lien.
ATTESTATION DE DÉPLACEMENT DÉROGATOIRE
En application de l’article 3 du décret du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire
Je soussigné(e),
Mme/M. :
Né(e) le :
À :
Demeurant :
certifie que mon déplacement est lié au motif suivant (cocher la case) autorisé par l’article 3 du décret du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire[1] :
[ ] Déplacements entre le domicile et le lieu d’exercice de l’activité professionnelle, lorsqu’ils sont indispensables à l’exercice d’activités ne pouvant être organisées sous forme de télétravail ou déplacements professionnels ne pouvant être différés[2].
[ ] Déplacements pour effectuer des achats de fournitures nécessaires à l’activité professionnelle et des achats de première nécessité[3] dans des établissements dont les activités demeurent autorisées (liste sur gouvernement.fr).
[ ] Consultations et soins ne pouvant être assurés à distance et ne pouvant être différés ; consultations et soins des patients atteints d’une affection de longue durée.
[ ] Déplacements pour motif familial impérieux, pour l’assistance aux personnes vulnérables ou la garde d’enfants.
[ ] Déplacements brefs, dans la limite d’une heure quotidienne et dans un rayon maximal d’un kilomètre autour du domicile, liés soit à l’activité physique individuelle des personnes, à l’exclusion de toute pratique sportive collective et de toute proximité avec d’autres personnes, soit à la promenade avec les seules personnes regroupées dans un même domicile, soit aux besoins des animaux de compagnie.
[ ] Convocation judiciaire ou administrative.
[ ] Participation à des missions d’intérêt général sur demande de l’autorité administrative.
Fait à :
Le : à h
(Date et heure de début de sortie à mentionner obligatoirement)
Signature :
[1] Les personnes souhaitant bénéficier de l’une de ces exceptions doivent se munir s’il y a lieu, lors de leurs déplacements hors de leur domicile, d’un document leur permettant de justifier que le déplacement considéré entre dans le champ de l’une de ces exceptions.
[2] A utiliser par les travailleurs non-salariés, lorsqu’ils ne peuvent disposer d’un justificatif de déplacement établi par leur employeur.
[3] Y compris les acquisitions à titre gratuit (distribution de denrées alimentaires…) et les déplacements liés à la perception de prestations sociales et au retrait d’espèces.
Mise à jour en date du 23 Avril 2020
1/ La difficulté à tenir des assemblées générales
Le confinement du pays interdit les rassemblements : les assemblées générales ne peuvent donc pas se tenir actuellement.
L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 est silencieuse sur les assemblées générales.
De même, elle ne prévoit pas le report du délai de 6 mois prévu par l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 selon lequel « l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. »
La situation est inédite. La loi ne sanctionne pas le non respect de ce délai de 6 mois. Le syndic n’est pas responsable de ne pas tenir l’assemblée dans ce délai.
Au sujet de la participation à distance aux assemblées générales (visioconférence, audioconférence, etc), il est rappelé qu’une décision préalable de l’assemblée est nécessaire : elle doit décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant.
Rappel des textes :
Article 13-1 du décret du 17 mars 1967 créé par le décret du 27 juin 2019 :
Pour l’application de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts.
Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.Article 13-2 créé par le décret du 27 juin 2019 créé par le décret du 27 juin 2019 :
Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale.
Ainsi, pour que le syndic puisse tenir une assemblée générale à distance, il faut que la copropriété ait déjà voté sur ce sujet. Si ce n’est pas le cas, la tenue d’une assemblée à distance n’est pas possible.
S’agissant du vote par correspondance, à l’aide d’un formulaire, deux textes sont attendus : un arrêté doit fixer le modèle du formulaire de vote et un décret doit préciser les modalités de remise de ce formulaire au syndic. Tant que ces textes ne sont pas parus, le vote par correspondance ne peut pas être utilisé.
Article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019
Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat.
2/ Les assemblées générales convoquées mais non tenues en raison de l’épidémie
La commission copropriété de l’UNIS préconise au syndic, par prudence, de dresser un procès-verbal de carence en indiquant la raison pour lesquelles l’assemblée ne s’est pas tenue (ex : annulation de salle, réunions de plus de 1000 puis de 100 personnes interdites).
Il s’agit d’une précaution et non d’une obligation : le procès-verbal de carence n’est pas prévu par la loi ou par un décret.
Il convient d’indiquer que le syndic avait convoqué les copropriétaires pour que l’assemblée se tienne à (date et lieu) et que celle-ci n’a pas pu se tenir pour la raison suivante (annulation de la salle louée, réunions de plus de 1000 puis de 100 personnes interdites, confinement lié à l’épidémie de Covid-19).
Pour les assemblées qui auraient dûes être convoquées et tenues pendant cette période, il n’y a pas de PV de carence à établir. Ces assemblées se tiendront ultérieurement.
La commission copropriété suggère de mettre le procès-verbal de carence dans le registre des procès-verbaux (mais il n’a pas à être indiqué au Registre des copropriétés de l’ANAH).
Il n’est pas nécessaire de notifier le procès-verbal de carence : il peut être accessible sur l’extranet, diffusé par courrier simple ou mail aux copropriétaires, être joint à la nouvelle convocation (inscrire un point d’information sur l’assemblée qui n’a pas pu être tenue).
En effet, les assemblées générales n’ayant pu se tenir, il conviendra, conformément au principe d’autonomie des assemblées générales, d’adresser une nouvelle convocation et d’y joindre tous les documents déjà notifiés lors de la 1ère convocation même si l’ordre du jour est identique.
A défaut, un copropriétaire pourra engager une action en nullité de l’assemblée.
L’ordre du jour de cette assemblée ne sera pas nécessairement identique : il peut être modifié, complété. Des copropriétaires peuvent d’ici là notifier des points à mettre à l’ordre du jour.
De même, il faudra respecter le délai de convocation de 21 jours sauf réelle urgence.
La nouvelle assemblée serait une assemblée supplémentaire.
Le syndicat des copropriétaires devrait donc prendre en charge les frais de la nouvelle convocation (frais postaux, coût de la location de salle, frais de reprographie).
Chaque syndic est libre de prendre en charge tout ou partie de ces frais.
Il faudra sans doute entreprendre des démarches explicatives vis-à-vis des copropriétaires (situation de force majeure, pas de raison que ces frais soient à la charge du syndic, peu probable que les assurances fonctionnent car ces dommages ne sont pas prévus par les contrats)..
3/ La contestation des assemblées générales
L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020 s’applique aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 24 juin.
Elle prévoit notamment que tout recours, action en justice, notification qui aurait dû être accompli entre le 12 mars et le 24 juin sera réputé avoir été fait à temps s’il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois (art. 2).
Ainsi, un copropriétaire pourra contester une assemblée générale (dont le PV a été notifié après le 12 janvier) s’il engage l’action à compter du 24 juin sans dépasser le délai de deux mois soit jusqu’au 24 août.
4/ Les conseils syndicaux – mis à jour le 23 avril
En raison du confinement, les réunions de conseils syndicaux ne peuvent plus être organisées.
L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 est modifiée par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 qui ajoute un nouvel article 22-1 :
“Par dérogation aux dispositions de l’article 21 et du c de l’article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er.
Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de la présente ordonnance.”
Ainsi, le mandat des membres des conseils syndicaux qui expire ou a expiré entre le 12 mars et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire est renouvelé jusqu’à la prochaine assemblée générale.
L’état d’urgence devrait prendre fin le 24 mai selon les textes actuels.
En conséquence, les mandats des membres des conseils syndicaux « renouvelés » par l’ordonnance sont ceux qui expirent ou ont expiré entre le 12 mars et le 24 juillet (24 mai + 2 mois).
L’assemblée générale devra se tenir “au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire” soit le 24 janvier 2021 au plus tard.
L’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 modifie l’ordonnance du 25 mars 2020 afin de pallier au sort des contrats de syndic arrivant à échéance à compter du 25 juin. L’article 22 est désormais ainsi rédigé :
“Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient, au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er.
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l’alinéa précédent.
Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.”
Ainsi, pour faire face à l’impossibilité actuelle de tenir des assemblées générales et de désigner les syndics des copropriétés, l’ordonnance « renouvelle » les contrats de syndic qui expirent ou ont expiré entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire.
L’état d’urgence devrait prendre fin le 24 mai selon les textes actuels.
En conséquence, les contrats de syndic « renouvelés » par l’ordonnance sont ceux qui expirent ou ont expiré entre le 12 mars et le 24 juillet (24 mai + 2 mois).
Ces contrats de syndic sont renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale.
La prise d’effet des nouveaux contrats devra intervenir “au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire” soit au plus tard le 24 janvier 2021 (24 mai + 8 mois).
En conséquence :
– Le terme des contrats de syndic renouvelés est le 24 janvier 2021.
– Les assemblées générales pourront être tenues jusqu’au 24 janvier 2021 pour procéder à la désignation du syndic.
L’ordonnance du 22 avril précise que la rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.
Extrait du communiqué de presse UNIS du 23 avril : “La rémunération est inchangée. L’Unis tient à souligner l’effort qui est ainsi consenti par les syndics professionnels. En effet, la période de confinement a généré un surcroît significatif de travail : réorganisation des équipes pour maintenir un niveau de service et de communication identiques malgré les contraintes liées aux restrictions de circulation et aux mesures sanitaires, investissements informatiques pour massifier le télétravail, préparation et coût de la mise en place des mesures de déconfinement et des équipements de sécurité. Ces coûts imprévus sont supportés par les entreprises et ne sont pas répercutés sur les copropriétaires.”
Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale a désigné un syndic dont le contrat a pris effet à compter du 12 mars 2020
Mise à jour du 12 mai 2020 : l’état d’urgence sanitaire est prorogé jusqu’au 10 juillet inclus par la loi n°2020-546 du 11 mai 2020 prorogeant l’état d’urgence sanitaire et complétant ses dispositions (JO du 12 mai).
Le décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 (JO du 12 mai) prescrit des mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.
Copropriété – contrats de syndic et assemblées générales
En application de la loi n°2020-546 du 11 mai, l’état d’urgence sanitaire est prorogé jusqu’au 10 juillet inclus.
En conséquence, les contrats de syndic renouvelés par l’ordonnance seraient ceux qui expirent ou ont expiré entre le 12 mars et le 10 septembre 2020.
Ces contrats de syndic sont renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale.
La prise d’effet des nouveaux contrats devra intervenir “au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire”. La prise d’effet des nouveaux contrats de syndic devrait donc intervenir au plus tard le 10 mars 2021.
De plus, dans le cadre du déconfinement, le décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 prescrivant des mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 est paru au JO du 12.
Il résulte de son article 7 que : « Tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de dix personnes, est interdit sur l’ensemble du territoire de la République. Lorsqu’il n’est pas interdit par l’effet de ces dispositions, il est organisé dans les conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l’article 1er.
Les dispositions du premier alinéa ne font pas obstacle à ce que les établissements recevant du public relevant du chapitre III du titre II du livre Ier du code de la construction et de l’habitation dans lesquels l’accueil du public n’est pas interdit en application de l’article 10, reçoivent un nombre de personnes supérieur à celui qui y est fixé, dans le respect des dispositions qui leur sont applicables et dans des conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l’article 1er. (…) ».
En pratique, des assemblées générales réunissant plus de 10 personnes dans les locaux du syndic seraient possibles à condition de respecter la distanciation sociale (1 m entre chaque personne soit 4 m² par personne présente à la réunion) et les autres « gestes barrières ».
ACTE 2 DU DÉCONFINEMENT : LE DÉCRET DU 1ER JUIN 2020
Le décret n° 2020-663 du 31 mai 2020, paru au JO du 1er juin, précise les mesures applicables dans le cadre de la phase 2 du déconfinement.
La limite des 100km est levée. Ainsi, les déplacements personnels et professionnels (incluant les visites de biens) sont possibles, sans limitation géographique mais toujours dans le respect des gestes barrières et en suivant les recommandations de notre guide de reprise.
Attention : le préfet du département peut, lorsque l’évolution de la situation sanitaire le justifie et aux seules fins de lutter contre la propagation du virus, réintroduire la limitation des 100km telle que prévue entre le 11 mai et le 1er juin 2020. Il est également habilité à prendre des mesures plus restrictives allant jusqu’à l’interdiction de sortie du domicile, l’interdiction des regroupements et l’interdiction d’accès au public à certains ERP (article 57 du décret n°2020-663 du 1er juin 2020).
Réunions : L’interdiction des réunions de plus de 10 personnes est maintenue sur la voie publique et dans les lieux ouverts au public.
Cette interdiction ne concerne pas les établissements recevant du public (ERP) dans lesquels l’accueil du public n’est pas interdit en application du présent décret.
L’exploitant de l’ERP (agence immobilière, cabinets d’administration de biens, syndics notamment) doit mettre en œuvre les mesures permettant le respect des gestes barrières et de distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes. Il peut limiter l’accès à l’établissement à cette fin.
L’exploitant de l’ERP informe, par affichage, les utilisateurs de ces lieux des mesures d’hygiène et de distanciation physique.
Les masques doivent être portés systématiquement par tous lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties (visite d’immeuble, réunion de chantier notamment).
Le préfet de département peut interdire ou restreindre les réunions lorsque les circonstances locales l’exigent.
De plus, il peut, par arrêté pris après mise en demeure restée sans suite, ordonner la fermeture des établissements recevant du public qui ne mettent pas en œuvre les mesures permettant le respect des gestes barrières et de distanciation physique.
Tenue des AG : habituellement, les syndics tiennent fréquemment des assemblées générales dans des salles extérieures à leurs cabinets (souvent des ERP de type L).
Dans les départements classés en zone orange, les établissements recevant du public de type L (salles d’auditions, de conférences, de réunions) sont maintenues fermées.
Dans les départements situés en zone verte, les établissements recevant du public de type L (salles d’auditions, de conférences, de réunions) peuvent être ouvertes au public en respectant les conditions suivantes :
– Les personnes accueillies ont une place assise ;
-une distance minimale d’un siège est laissée entre les sièges occupés par chaque personne ou chaque groupe de moins de dix personnes venant ensemble ou ayant réservé ensemble
-L’accès aux espaces permettant des regroupements est interdit, sauf s’ils sont aménagés de manière à garantir le respect des gestes barrières.
Le port du masque est obligatoire dans ces établissements.
Ces conditions d’accueil du public sont mises en œuvre par les gérants de ces établissements.
Sous réserve du respect de ces conditions, des assemblées générales pourraient donc se tenir dans ces salles de réunion.
Bref historique : afin que des copropriétés ne se retrouvent sans syndic du fait de l’impossibilité de tenir des assemblées générales pendant le confinement l’ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020 a renouvelé les contrats de syndic dont le terme est compris entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er soit le 10 septembre 2020 (la date du 10 septembre résulte de la prorogation de l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 10 juillet inclus).
L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai modifie l’ordonnance du 25 mars. Elle déconnecte la période déterminant les contrats renouvelés par ordonnance de la prorogation de l’état d’urgence sanitaire. Finalement, sont renouvelés par ordonnance uniquement les contrats de syndic dont le terme est compris entre le 12 mars et le 23 juillet inclus.
Ces contrats de syndic sont renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale.
La date butoir pour tenir l’assemblée générale qui procédera à la désignation du syndic est désormais le 31 janvier 2021.
Article 22 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifié par l’ordonnance du 20 mai 2020 :
Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l’alinéa précédent.
Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020. »
Mise à jour le 16 Juin 2020
1/ La tenue des assemblées générales – mis à jour le 16 juin 2020
La tenue des assemblées générales “dématérialisées” entre le 1er juin et le 31 janvier 2021
L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 modifie l’ordonnance du 25 mars afin de permettre la tenue d’assemblées générales totalement dématérialisées entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.
L’assemblée générale sans présence physique des copropriétaires
Jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique.
Dans ce cas, les copropriétaires participeront à l’assemblée :
– par visioconférence/audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
– en votant par correspondance, avant la tenue de l’assemblée, à l’aide d’un formulaire (dont le modèle sera fixé par arrêté) qui sera à adresser au syndic.
Lorsque le recours à la visioconférence/audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat seront prises au seul moyen du vote par correspondance.
Lorsque le syndic décide de faire application de ces dispositions et que l’assemblée a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information (nouvel art. 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020).
La convocation, la signature de la feuille de présence et du procès-verbal ainsi que la désignation du président de séance sont adaptées (nouvel art. 22-3) :
- La convocation
La convocation ne mentionnera pas de lieu de réunion
Elle devra préciser que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, la convocation précisera que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.
- La feuille de présence et le procès-verbal
Le président de séance certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal de l’assemblée dans les huit jours suivant la tenue de celle-ci.
- La désignation du président de séance en cas d’usage du seul vote par correspondance
Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance.
En cas de participation des copropriétaires par visioconférence/audioconférence ou tout autre moyen électronique, le syndic pourra décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer à l’assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations (nouvel art. 22-5 de l’ordonnance du 25 mars 2020).
Ces moyens et supports techniques seront utilisés jusqu’à ce que l’assemblée se prononce sur leur utilisation.
Est ainsi supprimée la nécessité d’une décision préalable de l’assemblée sur les moyens et supports techniques à utiliser pour les assemblées à distance.
Les délégations de vote (nouvel art. 22-4 de l’ordonnance du 25 mars 2020)
Les copropriétaires peuvent continuer à déléguer leur droit de vote au mandataire de leur choix.
Afin de faciliter la délégation de vote, l’ordonnance du 20 mai prévoit que, jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 % en principe).
Est-il possible de tenir une assemblée générale avec la présence physique des copropriétaires ?
Le décret n° 2020-663 du 31 mai 2020 précise les mesures applicables dans le cadre de la phase 2 du déconfinement.
Son article 3 prévoit :
“I.- Tout rassemblement, réunion ou activité sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public, mettant en présence de manière simultanée plus de dix personnes, est interdit sur l’ensemble du territoire de la République. Lorsqu’il n’est pas interdit par l’effet de ces dispositions, il est organisé dans les conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l’article 1er.
II. – L’interdiction mentionnée au I n’est pas applicable :
1° Aux rassemblements, réunions ou activités à caractère professionnel ;
2° Aux services de transport de voyageurs ;
3° Aux établissements recevant du public dans lesquels l’accueil du public n’est pas interdit en application du présent décret ;
4° Aux cérémonies funéraires organisées hors des établissements mentionnés au 3°.
II bis.- Par dérogation aux dispositions du I et sans préjudice de l’article L. 211-3 du code de la sécurité intérieure, les cortèges, défilés et rassemblement de personnes, et, d’une façon générale, toutes les manifestations sur la voie publique mentionnés au premier alinéa de l’article L. 211-1 du même code sont autorisés par le préfet de département si les conditions de leur organisation sont propres à garantir le respect des dispositions de l’article 1er du présent décret.
Pour l’application des dispositions de l’alinéa précédent, les organisateurs de la manifestation adressent au préfet du département sur le territoire duquel celle-ci doit avoir lieu la déclaration prévue par les dispositions de l’article L. 211-2 du code de la sécurité intérieure, dans les conditions fixées à cet article, assortie des conditions d’organisation mentionnées à l’alinéa précédent. Cette déclaration tient lieu de demande d’autorisation.
III. – Les rassemblements, réunions ou activités mentionnés au I et qui sont indispensables à la continuité de la vie de la Nation peuvent être maintenus à titre dérogatoire par le préfet de département, par des mesures réglementaires ou individuelles, sauf lorsque les circonstances locales s’y opposent.
IV. – Le préfet de département est habilité à interdire ou à restreindre, par des mesures réglementaires ou individuelles, les rassemblements, réunions ou activités ne relevant pas du I lorsque les circonstances locales l’exigent. Toutefois, dans les collectivités de l’article 74 de la Constitution et en Nouvelle-Calédonie, le représentant de l’Etat est habilité à prendre des mesures d’interdiction proportionnées à l’importance du risque de contamination en fonction des circonstances locales, après avis de l’autorité compétente en matière sanitaire.
V. – Aucun événement réunissant plus de 5 000 personnes ne peut se dérouler sur le territoire de la République jusqu’au 31 août 2020.”
Ainsi, l’interdiction des réunions de plus de 10 personnes est maintenue sur la voie publique et dans les lieux ouverts au public.
Cette interdiction ne concerne pas les établissements recevant du public (ERP) dans lesquels l’accueil du public n’est pas interdit en application du présent décret.
Le préfet de département peut interdire ou restreindre les réunions lorsque les circonstances locales l’exigent.
Habituellement, les syndics tiennent fréquemment des assemblées générales dans des salles extérieures à leurs cabinets (souvent des ERP de type L).
Le décret n° 2020-663 du 31 mai 2020 autorise l’ouverture de certaines salles de réunion (art. 45).
Dans les départements classés en zone orange, les établissements recevant du public de type L (salles d’auditions, de conférences, de réunions) sont maintenues fermées.
Dans les départements situés en zone verte, les établissements recevant du public de type L (salles d’auditions, de conférences, de réunions) peuvent être ouvertes au public en respectant les conditions suivantes :
• Les personnes accueillies ont une place assise ;
• Une distance minimale d’un siège est laissée entre les sièges occupés par chaque personne ou chaque groupe de moins de dix personnes venant ensemble ou ayant réservé ensemble
• L’accès aux espaces permettant des regroupements est interdit, sauf s’ils sont aménagés de manière à garantir le respect des gestes barrières.
Le port du masque est obligatoire dans ces établissements.
Ces conditions d’accueil du public sont mises en œuvre par les gérants de ces établissements.
Sous réserve du respect de ces conditions, des assemblées générales pourraient donc se tenir dans ces salles de réunion.
Une sanction est-elle encourue en cas de non respect du délai de 6 mois pour tenir l’assemblée ?
L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 ne prévoit pas le report du délai de 6 mois prévu par l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 selon lequel « l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. »
La situation est inédite. La loi ne sanctionne pas le non respect de ce délai de 6 mois. Le syndic n’est pas responsable de ne pas tenir l’assemblée dans ce délai.
2/ Les assemblées générales convoquées mais non tenues en raison de l’épidémie
La commission copropriété de l’UNIS préconise au syndic, par prudence, de dresser un procès-verbal de carence en indiquant la raison pour lesquelles l’assemblée ne s’est pas tenue (ex : annulation de salle, réunions de plus de 1000 puis de 100 personnes interdites).
Il s’agit d’une précaution et non d’une obligation : le procès-verbal de carence n’est pas prévu par la loi ou par un décret.
Il convient d’indiquer que le syndic avait convoqué les copropriétaires pour que l’assemblée se tienne à (date et lieu) et que celle-ci n’a pas pu se tenir pour la raison suivante (annulation de la salle louée, réunions de plus de 1000 puis de 100 personnes interdites, confinement lié à l’épidémie de Covid-19).
Pour les assemblées qui auraient dues être convoquées et tenues pendant cette période, il n’y a pas de PV de carence à établir. Ces assemblées se tiendront ultérieurement.
La commission copropriété suggère de mettre le procès-verbal de carence dans le registre des procès-verbaux (mais il n’a pas à être indiqué au Registre des copropriétés de l’ANAH).
Il n’est pas nécessaire de notifier le procès-verbal de carence : il peut être accessible sur l’extranet, diffusé par courrier simple ou mail aux copropriétaires, être joint à la nouvelle convocation (inscrire un point d’information sur l’assemblée qui n’a pas pu être tenue).
En effet, les assemblées générales n’ayant pu se tenir, il conviendra, conformément au principe d’autonomie des assemblées générales, d’adresser une nouvelle convocation et d’y joindre tous les documents déjà notifiés lors de la 1ère convocation même si l’ordre du jour est identique.
A défaut, un copropriétaire pourra engager une action en nullité de l’assemblée.
L’ordre du jour de cette assemblée ne sera pas nécessairement identique : il peut être modifié, complété. Des copropriétaires peuvent d’ici là notifier des points à mettre à l’ordre du jour.
De même, il faudra respecter le délai de convocation de 21 jours sauf réelle urgence.
La nouvelle assemblée serait une assemblée supplémentaire.
Le syndicat des copropriétaires devrait donc prendre en charge les frais de la nouvelle convocation (frais postaux, coût de la location de salle, frais de reprographie).
Chaque syndic est libre de prendre en charge tout ou partie de ces frais.
Il faudra sans doute entreprendre des démarches explicatives vis-à-vis des copropriétaires (situation de force majeure, pas de raison que ces frais soient à la charge du syndic, peu probable que les assurances fonctionnent car ces dommages ne sont pas prévus par les contrats)..
3/ La contestation des assemblées générales – mis à jour le 14.05.2020
L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020 et par l’ordonnance n° 2020-560 du 13 mai 2020 (JO du 14 mai) s’applique aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 23 juin inclus.
Elle prévoit notamment que tout recours, action en justice, notification qui aurait dû être accompli entre le 12 mars et le 23 juin inclus sera réputé avoir été fait à temps s’il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois (art. 2).
4/ Les conseils syndicaux – mis à jour le 22.05.2020
Bref historique : l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 renouvelle certains mandats de conseillers syndicaux.
L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 modifie l’ordonnance du 25 mars 2020 : les mandats des membres des conseils syndicaux qui expirent entre le 12 mars et le 23 juillet inclus sont renouvelés par l’ordonnance jusqu’à la prochaine assemblée générale qui doit se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.
Article 22-1 modifié par ordonnance du 20 mai 2020 :
« Par dérogation aux dispositions de l’article 21 et du c de l’article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et 23 juillet 2020 inclus, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard et le 31 janvier 2021.
Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de la présente ordonnance. »
Sur le fondement du décret n° 2020-548 du 11 mai (JO du 12), les réunions du conseil syndical en présentiel paraissent possibles à condition de respecter la distanciation sociale (1 m entre chaque personne soit 4 m² par personne présente à la réunion) et les autres « gestes barrières ».
Le conseil syndical peut également se réunir en visioconférence/audioconférence.
Prenez soin de vous et de vos proches !
