De nouvelles dispositions concernant les copropriétés et les AG viennent d’entrer en vigueur : Décret relatif au fonctionnement des copropriétés n° 2019-650 du 27 Juin 2019
Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 (paru au JO du 28 Juin 2019) précise le fonctionnement des assemblées générales et les nouveaux modes électroniques de participation autorisés par la loi ELAN du 23 novembre 2018 : information de la date de l’AG par voie d’affichage, consultation des pièces par le copropriétaire-bailleur et son locataire, visioconférence, sort des mandats en blanc, … Le décret contient également des mesures concernant l’extranet, la communication électronique entre le syndic et les copropriétaires, l’état daté et les actions en justice. Ces nouvelles dispositions modifient le décret du 17 mars 1967 et entrent en vigueur immédiatement sauf les dispositions de l’article 17-1 A …
LES MESURES RELATIVES AUX ASSEMBLEES GENERALES
1/ La convocation (art. 9 et 10 Décret de 1967)
Le syndic doit indiquer aux copropriétaires, par voie d’affichage :
- la date de la prochaine assemblée générale
- la possibilité offerte aux copropriétaires de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour
- les dispositions de l’article 10 du décret.
Cet affichage doit être réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour.
Cette formalité n’est pas prescrite à peine d’irrégularité de la convocation.
Ainsi, si l’affiche est ensuite enlevée par un occupant de l’immeuble, la régularité de la convocation n’est pas remise en cause.
De plus, le décret prévoit que si un copropriétaire demande l’inscription à l’ordre du jour d’une autorisation d’effectuer à ses frais des travaux d’accessibilité aux personnes handicapées qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, il doit accompagner sa demande d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux.
Les dispositions de l’article 10 doivent être rappelées par le syndic sur les appels de fonds adressés aux copropriétaires.
2/ La consultation des pièces justificatives de charges (art. 9-1 Décret de 1967)
Rappelons que pendant le délai existant entre la convocation de l’assemblée appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires les pièces justificatives de charges.
Il est désormais précisé que :
- Ces pièces sont classées par catégories
- Le copropriétaire qui souhaite consulter ces pièces peut être assisté par son locataire ou l’autoriser à consulter en ses lieu et place les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
Le copropriétaire peut également être assisté par un membre du conseil syndical pour consulter ces pièces.
Il peut en demander une copie à ses frais.
3/ La participation aux assemblées générales
Les nouveaux modes de participation (création des art. 13-1 et 13-2 Décret de 1967)
La loi ELAN permet aux copropriétaires de participer à l’assemblée générale par :
- leur présence physique ou en étant représenté par une autre personne dans le cadre d’une délégation de vote
- la visioconférence
- ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification
- par correspondance avant la tenue de l’assemblée avec un formulaire.
Article 17-1 A de la loi 65 introduit par la loi ELAN :
« Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables . Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle . Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d’Etat. »
Le nouvel article 13-1 prévoit que l’assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant.
La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical.
Le syndicat des copropriétaires supporte le coût de ces moyens et supports techniques.
Il est précisé qu’afin de « garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations. »
Le nouvel article 13-2 du décret prévoit que le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale en utilisant un moyen de communication électronique (visioconférence, audioconférence, autre moyen de communication électronique) doit en informer le syndic :
- par tout moyen
- trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale;
En revanche, le décret ne comporte pas de disposition relative au vote par correspondance (avec un formulaire). Ce mode de participation ne peut donc pas être utilisé.
Ces nouvelles dispositions de la loi ELAN ne sont pas applicables immédiatement. En effet, l’article 17-1 A, de la loi du 10 juillet 1965, dispose que les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens électroniques de communication pour participer à l’assemblée générale, ainsi que les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic seront définies par un décret en Conseil d’Etat. Tant que le décret n’est pas entré en vigueur, les copropriétaires ne peuvent voter en assemblée générale qu’en étant présent physiquement ou en étant représentés par une personne ayant reçu mandat à cet effet.
Les mandats en blanc (création de l’art. 15-1 Décret de 1967)
La loi ELAN a précisé que le syndic ne peut ni conserver les mandats en blanc pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu’il choisit.
Le nouvel article 15 précise le sort du mandat en blanc : le syndic doit le remettre au président du conseil syndical en début d’assemblée. Le président du conseil syndical désigne ensuite un mandataire pour exercer cette délégation de vote.
Ce n’est qu’en l’absence de président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical que le syndic remet le mandat en blanc au président de séance désigné.
L’adaptation de la feuille de présence et du PV (art. 14 et 17 Décret de 1967)
La feuille de présence est adaptée pour tenir compte des modes électroniques de participation aux assemblées générales (nouvelle rédaction de l’article 14 du décret de 67).
Désormais, la feuille de présence doit mentionner chaque copropriétaire (ou associé) :
- présent physiquement ou représenté ;
- participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.
- les mandataires représentant des copropriétaires. Elle précise si les mandataires participent à l’assemblée en utilisant un moyen de communication électronique (visioconférence, audioconférence, autre moyen).
Seuls les copropriétaires ou leurs mandataires présents physiquement doivent émarger cette feuille de présence.
Le procès-verbal de l’assemblée générale est également modifié. Désormais, il doit indiquer deux nouveaux points :
- si des mandats en blanc ont été distribués par le président du conseil syndical ou par le président de séance
- les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire (ou l’associé) de faire connaître son vote en cas de participation à l’assemblée par un moyen de communication électronique.
L’article 17 indique également que la feuille de présence est annexée au procès-verbal et que les procès-verbaux sont inscrits successivement sur un registre spécifique.
Lorsque ce registre est tenu sous forme électronique conformément à l’article 1366 du code civil, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être établis sous forme électronique. Ils sont signés de manière électronique en utilisant un procédé fiable d’identification (art. 1367 du code civil).
LES MESURES RELATIVES A L’EXTRANET ET A LA COMMUNICATION PAR VOIE ELECTRONIQUE
1/ L’extranet (création des art. 33-1-1 et 64-5 Décret 1967)
Il est précisé que l’extranet est accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l’identification des copropriétaires.
Les documents contenus dans l’extranet doivent être téléchargeables et imprimables.
Les documents mis à disposition dans l’extranet et prévus par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (JO du 24 mai) listant le contenu minimal de l’extranet doivent être actualisés au moins une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle.
De plus, le décret insère un nouvel article 64-5 relatif à la notification des documents devant être annexés à la convocation d’assemblée générale. Lorsque la copropriété est dotée d’un extranet, la notification des documents devant être annexés à la convocation peut résulter de leur mise à disposition sur l’extranet sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire.
Dans ce cas, la convocation doit préciser que ces documents sont accessibles sur l’extranet et la durée de leur mise à disposition.
En revanche, le décret ne prévoit pas que la convocation puisse être mise à disposition sur l’extranet pour que l’assemblée générale soit valablement convoquée. Il convient donc de continuer à la notifier soit par lettre recommandée (électronique ou pas) avec accusé de réception soit de la remettre contre récépissé ou émargement (art. 64 du décret de 1967).
2/ La communication par voie électronique entre le syndic et les copropriétaires (art. 35-2, 64-1 et 64-2 Décret 1967)
Rappelons que selon l’article 42-1 de la loi de 65 les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires.
La nouvelle rédaction de l’article 64-1 prévoit que cet « accord exprès du copropriétaire » précise s’il porte sur :
- les notifications,
- les mises en demeure
- les notifications et les mises en demeure
- les notifications pour l’assemblée résultant de la mise à disposition des documents requis sur l’extranet.
Cet accord peut être formulé :
- lors d’une assemblée : il est alors mentionné sur le procès-verbal
- en dehors d’une assemblée, à tout moment : il est adressé au syndic par tout moyen conférant date certaine. L’inscription de cet accord sur le registre des procès-verbaux n’est plus requise.
Le copropriétaire peut à tout moment retirer cet accord en utilisant les mêmes formes (nouvelle rédaction de l’art. 64-2).
Si le retrait de l’accord est formulé :
- lors d’une assemblée, le syndic le mentionne sur le procès-verbal.
- en dehors d’une assemblée, ce retrait prend effet le lendemain du huitième jour suivant la réception par le syndic de cette information.
De plus, l’article 35-2 prévoit désormais que les avis d’appels de fond peuvent être adressés au copropriétaire :
- par lettre simple
- par message électronique sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire.
LES MESURES DIVERSES
1/ La modification du contenu de l’état daté (art. 5 Décret de 1967)
Désormais, dans la 2ème partie de l’état daté consacrée aux « sommes dont le syndicat pourrait être débiteur » à l’égard du copropriétaire cédant, le syndic doit indiquer le montant de toutes les provisions (et non plus seulement celles du budget prévisionnel) pour les périodes postérieures à la période en cours et rendues exigibles en raison de la déchéance du terme prévue par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965.
2/ L’autorisation du syndic pour engager une action au nom du syndicat (art. 55 Décret de 1967)
En principe, le syndic qui envisage d’engager une action en justice au nom du syndicat, doit y être autorisé par l’assemblée générale.
Il est désormais précisé que seuls les copropriétaires peuvent se prévaloir de l’absence de cette autorisation.
En conséquence, le défendeur à l’action (sauf s’il est copropriétaire) ne peut plus s’en prévaloir.
Par exception, cette autorisation n’est pas requise dans certains cas. C’est désormais le cas pour l’opposition aux travaux permettant la recharge normale des véhicules électriques.
Actuellement, alors que le droit à la prise permet aux résidants d’un immeuble collectif (locataires ou propriétaires), de faire des travaux d’installation d’une borne sur simple information en Assemblée Générale, l’accès à l’infrastructure de recharge dans le résidentiel collectif reste encore complexe pour les copropriétaires ou locataires, et constitue un frein important à l’achat d’un véhicule électrique. Plus particulièrement, pour installer un système de recharge de véhicules électriques dans un immeuble collectif il faut prendre en compte de nombreux aspects qui sont autant de freins pour la copropriété. L’architecture de raccordement, la maintenance, le système de comptage, la sécurité et le respect des normes, la gestion de l’ensemble du processus et la facturation des recharges sont autant d’éléments à envisager avant de procéder à cette transformation de bâtiments qui n’ont pas été conçus à l’origine pour accueillir des véhicules électriques.
Aujourd’hui, la législation a permis de clarifier le début du parcours client et en vertu du droit à la prise (Article R136-2 du Code de la Construction et de l’Habitat), les copropriétaires ou locataires informent l’Assemblée Générale de leur projet d’installation. Il convient de contacter préalablement des professionnels de l’électricité pour établir des devis correspondant aux travaux souhaités (équipement partiel ou total du parking), puis lorsqu’ils sont communs, les soumettre au vote des copropriétaires.
